Document Management System

Kasus mengenai IT strategi di perusahaan yang sedang saya tempati saat ini adalah kurangnya sosialisasi dari penggunaan DMS (Document Management System) yang sudah didevelop sejak awal perusahaan saya berganti nama. Awalnya, penggunaan aplikasi DMS ini memang digemari karena saat itu belum maraknya penggunaan OneDrive di kantor yang saya tempati saat ini. Ketika OneDrive merebak dan jauh lebih memudahkan pengguna karena bisa diakses diluar jaringan intranet, maka DMS mulai ditinggalkan oleh pengguna kantor saya. Berubahnya struktur organisasi dan cara kepemimpinan juga regulasi dari tiap departemen pun ikut mempengaruhi pemakaian aplikasi. Akhirnya, DMS pun tidak lagi digunakan sebagai sarana untuk menempatkan dokumen bagi pengguna di kantor saya.

Namun, belakangan ini aplikasi ini kembali dibangun kembali dengan banyaknya fitur tambahan yang memudahkan pengguna. Dengan fitur link yang dapat di embed dan juga tidak perlu nya lagi jaringan intranet alias bebas akses dari jaringan mana saja, kemudian jadi menarik minat pengguna. Sosialisasi ulang dilakukan kembali oleh pihak departemen IT di kantor saya bekerja saat ini selama kurang lebih satu bulan. Penggunaan Onedrive masih digunakan juga dibeberapa sektor, namun DMS juga ikut andil saat ini, tidak lagi terbengkalai seperti dulu. Kesimpulan dari kasus ini adalah, penerapan sebuah aplikasi IT diperusahaan itu kuncinya adalah konsistensi dan perubahan. Jika tidak adanya konsistensi, maka pelan – pelan akan hilanglah aplikasi tersebut. Jika tidak terjadi juga perubahan, maka aplikasi tersebut akan hilang bergeser dengan yang jauh lebih baik.(Putri)