Pentingnya Business Continuity Plan

Oleh Astari Retnowardhani, PhD & Edwin Yulianto Nugroho, MMSI

Definisi tentang Business Continuity Plan menurut Snedaker & Rima (2014) adalah metodologi yang digunakan dalam membuat dan menyetujui rencana untuk mempertahankan kelangsungan operasional bisnis sebelum, selama atau sesudah bencana yang mengganggu. BCP disusun dalam rangka mencegah keberlangsungan aktivitas bisnis normal dan untuk melindungi proses bisnis utama dari gangguan, kerusakan atau bencana yang terjadi dapat terjadi secara alamiah ataupun factor non-alam seperti perbuatan manusia. Selain itu BCP juga disusun serta menghindari kerugian yang ditimbulkan dari proses bisnis yang berjalan tidak sebagaimana semestinya. BCP merupakan rencana strategis yang digunakan untuk meminimalisir efek dari gangguan dan mengupayakan berjalannya kembali proses bisnis suatu organisasi.

Merujuk kepada (Clayton, 2019) menyatakan bahwa BCP adalah sebuah rencana mengenai bagaimana sebuah organisasi dapat terus memberikan layanannya melewati gangguan besar yang seringkali tidak terduga. Proses ini melibatkan analisa dari berbagai skenario ancaman dan kemudian membuat rencana serta dokumentasi tentang bagaimana menjaga kelangsungan bisnis melalui insiden tersebut. Rencana pemulihan dari insiden besar dan kembali ke operasi normal salah satunya dituangkan dalam dokumen Disaster Recovery Plan (DRP) atau rencana pemulihan bencana.

Aleksandrova et al. (2018) mengatakan tujuan dari BCP adalah untuk meminimalisir potensi ancaman serta mengidentifikasi dan mengelola efek dari kejadian atau bencana tersebut dalam sebuah organisasi. BCP juga harus dapat membantu mengurangi risiko dan meminimalisir biaya sehubungan dengan kejadian bencana tersebut. Berikut adalah gambaran pemulihan proses bisnis menggunakan BCP:

Gambar 1. Business Continuity Planning (Puspitasari, 2011)

Gambar 1 menjelaskan bahwa proses bisnis berjalan 100% dalam kondisi normal, tapi saat terjadi bencana, kelangsungan bisnis organisasi akan mengalami gangguan untuk beberapa saat. Garis A menunjukan bahwa pemulihan proses bisnis dilakukan tanpa melalui BCP, sedangkan garis B menunjukan pemulihan proses bisnis dengan menggunakan BCP. Tampak jelas pada gambar tersebut, dengan menggunakan BCP, kelangsungan proses bisnis organisasi dapat lebih cepat dan terjaga. (Puspitasari, 2011).

Sementara itu, Krutz & Vines (2003) menjelaskan bahwa prioritas utama dari semua rencana keberlangsungan bisnis dan pemulihan bencana adalah pengutamaan manusianya (people first), yaitu mengeluarkan atau menghindarkan manusia dari suatu bencana, walaupun penting pula menyelamatkan asset serta kembalinya aktivitas bisnis secara normal. Jika dihadapkan pada pilihan apakah menyelamatkan hardware atau data ketimbang manusia terhadap ancaman bahaya fisik, maka perlindungan untuk manusia harus yang diutamakan. Keselamatan dan evakuasi manusia harus menjadi komponen pertama dalam perencanaan menghadapi bencana. BCP dapat menjadi bagian dari upaya pembelajaran perusahaan yang membantu mengurangi risiko operasional, terkait dengan kontrol manajemen informasi yang lemah. Proses ini dapat terintegrasi dengan meningkatkan keamanan informasi dan praktik manajemen risiko.

Sayangnya, seringkali BCP tidak menjadi prioritas utama karena proses perancangan yang memerlukan waktu lama, biaya mahal dan sulit penerapannya (ITGID, 2016). Kasus spesifik yang patut menjadi perhatian adalah pada proyek-proyek infrastruktur sistem informasi yang didanai oleh organisasi non-profit yang bekerjasama dengan pemerintah. Dalam melakukan perancangan sistemnya, seringkali tidak diuraikan dengan jelas bagaimana kesinambungan sistem informasi yang telah dibangun (Krigsman, 2011). Alasan klasiknya adalah disebabkan karena umur proyek yang pendek dan kompleksitas yang tinggi (Zarrella, E. et al., 2005) dukungan dana yang terbatas (Krigsman, 2011), tidak adanya panduan yang jelas bagaimana menangani masalah yang timbul serta perencanaan kesinambungan (sustainability) yang tidak jelas (Krigsman, 2011).

Daftar Pustaka

Snedaker, S., & Rima, C. (2014). Business Continuity and Disaster Recovery Planning for IT Professionals: Second Edition. In Business Continuity and Disaster Recovery Planning for IT Professionals: Second Edition. https://doi.org/10.1016/C2012-0-06206-0

Clayton, M. (2019). Project Management in Under 5 minutes. https://onlinepmcourses.com/project-management-articles/under-5-project-management-video-series/ and https://www.youtube.com/watch?v=G9JANBmTdqA. Diakses 10 Oktober 2020.

Aleksandrova, S. V., Aleksandrov, M. N., & Vasiliev, V. A. (2018). Business Continuity Management System. Proceedings of the 2018 International Conference “‘Quality Management, Transport and Information Security, Information Technologies’”, IT and QM and IS 2018. https://doi.org/10.1109/ITMQIS.2018.8525111

Puspitasari, A. R. (2011). Perancangan Kebijakan Business Continuity. Perancangan Kebijakan Business Continuity.

Krutz, R. L. &, & Vines, R. D. (2003). The CISSP Prep Guide: In Russell The Journal of The Bertrand Russell Archives.

ITGID. (2016). Business Continuity dan Disaster Recovery, Dua hal Penting dalam Bisnis. ITGID (IT Governance Indonesia).

Krigsman, M. (2011). CIO analysis: Why 37 Percent of Projects Fail. https://www.zdnet.com/article/cio-analysis-why-37-percent-of-projects-fail/.

Zarrella, E., Tims, M., Carr, B., & Palk, W. (2005). Global IT Project Management Survey