Cloud ERP

Sistem ERP adalah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk memungkinkan perusahaan mengeksploitasi semua jenis sumber daya dengan menghilangkan hambatan informasi antar departemen karena struktur organisasi perusahaan saat ini telah jauh lebih rumit dari sebelumnya (Jiang & Wang, 2022).

Implementasi Sistem ERP merupakan proses yang mahal dan memakan waktu. Transformasi digital harus diadopsi secara luas oleh perusahaan yang sudah memutuskan menjalankan implementasi ERP. Perusahaan harus dapat menyimpan secara aman transaksi, data, dan dokumen mereka di suatu pusat data. Namun, memiliki pusat data pribadi merupakan investasi berisiko tinggi bagi perusahaan yang tidak bergerak di bidang teknologi informasi. Karena memiliki pusat data pribadi membutuhkan modal yang besar untuk investasi pada perangkat keras dan perangkat lunak yang mahal. Kemudian, biaya pemeliharaan juga harus dilakukan terus-menerus selama sistem ERP tersebut digunakan, padahal tidak ada jaminan 100% bahwa transaksi pada sistem ERP ini akan berhasil.

Salah satu solusi untuk menghemat biaya investasi implementasi sistem ERP adalah dengan menyewa infrastruktur teknologi informasi dari pihak ketiga. Sehingga, perusahaan dapat fokus pada bisnis inti mereka tanpa risiko modal biaya investasi dan pemeliharaan yang tinggi (Jiang & Wang, 2022). Teknologi cloud dapat menjadi alternatif teknologi infrastruktur yang dapat digunakan. Sistem ERP dianggap sebagai sistem berbasis cloud jika memiliki karakteristik komputasi awan.

• Layanan komputasi awan disediakan dalam tiga model (Elmonem et al, 2016), yaitu:
  Software as a Service (SaaS): Perangkat Lunak sebagai layanan menargetkan pengguna akhir. Layanan ini menyediakan aplikasi perangkat lunak yang dapat diakses oleh banyak pengguna melalui internet.
• blatform as a Service (PaaS): Platform sebagai layanan menargetkan pengembang perangkat lunak. Layanan ini menyediakan platform yang dapat digunakan pengembang perangkat lunak, untuk memungkinkan mereka membangun aplikasi SaaS dan mengelola manajemen aplikasi tersebut.
• Infrastructure as a Service (IaaS): Infrastruktur sebagai layanan menargetkan perusahaan yang ingin memiliki virtual server. Layanan ini menyediakan infrastuktur IT seperti server, jaringan, storage dan lain sebagainya, yang dibayar oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan pertumbuhan bisnisnya.

Berdasarkan penelitian, model SaaS dan IaaS-lah yang diadopsi secara luas dalam implementasi cloud ERP (Jiang & Wang 2022). Beberapa keuntungan dari cloud ERP, antara lain (Elmonem et al, 2016):

• Biaya di muka yang lebih rendah: Karena pemisahan sumber daya komputasi dari lokasi perusahaan, perusahaan tidak perlu membayar untuk membangun lingkungan komputasi, melainkan hanya membayar untuk mengakses lingkungan tersebut melalui internet
• Biaya operasional yang lebih rendah: Penyedia layanan cloud bertanggung jawab untuk mengoperasikan dan menyediakan layanan cloud yang akan mengurangi proses operasional dari perusahaan dan biaya operasional akan lebih rendah
• Waktu implementasi yang cepat: Penyedia layanan cloud menawarkan berbagai macam solusi ERP, solusi ini dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan perusahaan. Pemilihan antara solusi dan produk yang berbeda dilakukan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Sehingga, waktu yang dibutuhkan untuk implementasi lebih singkat.
• Skalabilitas: Layanan cloud bersifat elastis; perusahaan dapat meningkatkan atau menurunkan sumber daya yang digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini.
• Fokus pada kompetensi inti: Sistem cloud ERP membantu perusahaan untuk mengelola bisnis mereka dengan lebih efisien dan memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk fokus pada hal-hal lain yang berkaitan dengan aktivitas inti mereka.
• Menggunakan teknologi canggih: Bekerja melalui cloud memungkinkan perusahaan untuk mengakses dan menggunakan teknologi khusus dan sumber daya komputasi canggih yang tersedia dalam teknologi cloud.
• Pembaruan dan pengembangan yang cepat: Pembaruan atau pengembangan solusi cloud dilakukan lebih cepat daripada aplikasi ERP tradisional. Penyedia layanan cloud dapat melakukan semua proses pemuhktahiran sesuai dengan permintaan perusahaan dengan cepat.
• Aksesibilitas, mobilitas, dan usabilitas yang lebih baik: Aplikasi melalui cloud bekerja di lingkungan terbuka, yang meningkatkan opsi aksesibilitas. Peningkatan aksesibilitas, pada gilirannya, meningkatkan usabilitas dan mobilitas ERP cloud di dalam dan di luar perusahaan.
• Integrasi yang lebih mudah dengan layanan cloud: Ada banyak sekali aplikasi cloud yang ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Karena sifat sistem ERP yang menghubungkan berbagai pihak di dalam dan di luar perusahaan, integrasi dengan layanan lain menjadi lebih mudah di cloud.
• Peningkatan ketersediaan sistem dan pemulihan setelah bencana: Penyedia layanan cloud menyediakan kebijakan dan rencana yang terdefinisi dengan baik untuk back-up, restorasi, pemulihan, dan semua fungsi lain yang berkaitan dengan ketersediaan dan pemulihan setelah bencana terjadi
• Transparansi biaya: konsep pembayaran per pengguna atau konsep langganan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan hanya membayar untuk apa yang mereka gunakan; tidak perlu membayar apa yang tidak mereka gunakan atau apa yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Standar keamanan: Beberapa penyedia layanan cloud menerapkan standar untuk enkripsi dan dekripsi, yang mengarah pada memindahkan masalah keamanan dan upaya dari klien ke penyedia layanan cloud.

Referensi:

1.  Jiang, P.H.W. & Wang, W.Y.C. (2022). Comparison of SaaS and IaaS in cloud ERP implementation: the lessons from the practitioners. VINE Journal of Information and Knowledge Management Systems. https://doi.org/10.1108/VJIKMS-10-2021-0238.
2. Elmonem, M.A.A, Nasr, E.S, & Geith, M.H. (2016). Benefits and Challenges of Cloud ERP Systems – A Systematic Literature Review. Future Computing and Informatics Journal, Volume 1, Issues 1–2, ISSN 2314-7288. https://doi.org/10.1016/j.fcij.2017.03.003.

Authors: Wenny Resti Pratiwi dan Sfenrianto