Implementasi ERP SAP pada PT Delamibrands

PT.DKB adalah perusahaan yang bergerak dibidang fashion retail. Bisnis dari DKB mengalami pertumbuhan setiap tahunnya. Dengan data article barang yang perlu diurus semakin banyak dan besar. Dengan bisnis yang bergerak dari manufacturing hingga penjualan kepada customer, maka dibutuhkan suatu system ERP yang dapat menopang dari segi bisnis yang sedang dijalankan. Sistem ERP yang dipilih untuk menjadi back-end dari system informasi adalah SAP All One with 4HANA Database. Sistem SAP ini dipilih karena sudah terbukti di beberapa perusahaan bahwa system ini dapat berjalan dengan lancar. Dan penggunaan 4HANA Database adalah teknologi database terbaru yang dikeluarkan oleh SAP.

Program ERP SAP akan mengurus semua bagian dari bisnis, mulai dari manufacturing, warehouse, delivery hingga finance accounting. Modul yang diimplementasikan oleh SAP adalah modul Material Management (MM), Warehouse Management (WM), Supply and Distribution (SD), dan Finance Accounting (FICO). Sedangkan sistem POS pada mesin kasir masih tetap menggunakan system legacy. Program untuk menerima barang dari warehouse akan menggunakan Merchandise Inventory Management (MIM) SAP. Data penjualan pada POS legacy akan dikirim ke SAP menggunakan menu SAP Point of Sales Data Management (POS DM). Data penjualan akan dikirim ke POS DM setiap harinya pada malam hari. Dan POS DM akan memproses data tersebut pada dini hari sehingga pada pagi hari setiap modul sudah mendapatkan data penjualan yang akurat. Database 4HANA yang digunakan menggunakan metode proses in memory, sehingga memerlukan server yang mempunyai kapasitas RAM yang besar sekitar 2TB. Dengan metode proses in memory memungkinkan untuk ERP SAP berjalan dengan sangat cepat.

Pengerjaan ERP SAP pada PT.DKB memakan waktu sekitar 8 bulan. Project dimulai pada bulan maret 2015 dan diharapkan akan selesai pada bulan Desember 2015 dan akan live pada Januari 2016. Dalam implementasi system SAP dibantu oleh consultant SAP dari dalam dan luar negeri. Implentasi diawali dengan membuat bisnis blueprint dari Delamibrands dan bagaimana SAP dapat menghandle proses bisnis tersebut. Pembuatan bisnis blueprint dilakukan oleh key user dari tiap-tiap divisi yang akan terlibat langsung menggunakan system SAP tersebut. Bisnis blueprint dibagi menjadi beberapa sesi yang berjalan pararel tergantung dari bagian-bagian modul yang akan diimplentasikan oleh SAP. Bisnis blueprint ini tidak hanya menyesuaikan SAP dengan proses bisnis yang ada di Delami namun juga sebaliknya, bila ada proses bisnis yang tidak dapat dihandle oleh SAP maka proses bisnis tersebut akan beruah mengikuti standard dari SAP. Proses bisnis blueprint ini memakan waktu sekita 3 bulan. Setelah bisnis blueprint selesai dilakukan maka dilanjutkan ke tahap development. Tiap – tiap key user dari tiap divisi yang terlibat dari proses bisnis blueprint akan tetap terlibat pada proses development. Pada tahap ini consultant akan menyesuaikan ERP SAP dengan bisnis blueprint yang telah disepakati dan key user yang terlibat akan melakukan testing awal apakah SAP yang telah di develop telah sesuai dengan bisnis blueprint yang disepakati. Proses development ini memakan waktu sekitar 5 bulan. Setelah proses development selesai maka dilanjutkan dengan proses UAT. Dalam proses ini, key user yang terlibat akan mengetest seluruh bagian modul dari SAP yang nantinya akan mereka gunakan. Dalam proses UAT ini juga termasuk pelatihan kepada key user supaya key user dapat melatih juga kepada para rekan kerjanya (Train to Trainer). Proses ini memakan waktiu sekitar 1 bulan. Dan setelah proses ini selesai SAP siap di migrasi ke production dan dapat digunakan oleh PT.DKB.(William)