Strategi Change Management Menggunakan Model Kotter (Case Study: PT XYZ)

18 Sep 2020

Oleh Sfenrianto, Andi Ali Zainal Abidin, Lorio Purnomo, dan Rahmat Ivan Aziz

Perubahan sistem pasti terjadi di dalam sebuah organisasi karena cepat atau lambat teknologi informasi terus berkembang, sehingga organisasi mau tidak mau dan suka tidak suka harus mengikuti perkembangan yang ada. Perubahan sistem merupakan sesuatu yang harus dilakukan oleh setiap perusahaan untuk mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Keputusan perubahan ini harus menggunakan strategi yang tepat yaitu startegi Change Management.

John Kotter memperkenalkan sebuah model Change Management yang diuraikan menjadi 8 langkah sebagai strategi untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk berubah dan untuk meningkatkan peluang keberhasilannya. 8 langkah Change Management menurut Kotter yang dikenal dengan model Kotter adalah Create a sense of urgency, Build a guiding coalition, Create a Vision for Change, Communicating the Vision, Removing Obstacles, Creating Short-Term Wins, Build on the Change, and Anchor the Changes in Corporate Culture. Dengan mengikuti model tersebut, organisasi diharapkan dapat menghindari kegagalan dan meningkatkan keberhasilan dalam menerapkan perubahan sistem.

Penerapan strategi Change Management menggunakan Model Kotter akan diterapkan pada PT. XYZ. Tingginya tingkat permintaan pembuatan software yang ada pada perusahaan PT. XYZ, sehingga diusulkan perubahan sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Perubahan dilakukan dengan Model  kotter, sebagi brikut.

  1. Create a sense of urgency (Membangun Rasa Urgensi), PT XYZ memiliki permintaan yang cukup banyak untuk menciptakan proyek digital, sedangkan dalam proses pengerjaannya hanya memiliki sumber manusia yang terbatas dari segi kualitas dan kuantitas. Perusahaan perlu melakukan strategi perubahan Struktur Organisasi. Hal ini dilakukan untuk membentuk suatu struktur organisasi IT yang lebih solid agar nantinya dapat bekerja lebih baik lagi dalam mengerjakan suatu project digital dari pelanggan.
  2. Build a guiding coalition (Membentuk Koalisi yang Kuat), Dalam membentuk suatu koalisi yang kuat PT. XYZ perlu melakukan perubahan tanggung jawab kerja. Perubahan tersebut dilakukan bertujuan untuk menentukan pekerjaan individual sesuai dengan seharusnya agar semua pekerjaan bisa sejalan dengan Struktur Organisasi perubahan yang akan diterapkan nantinya.
  3. Create a Vision for Change (Menciptakan Visi Perubahan), Membuat visi perubahan perusahaan sebagai pembuatan proyek digital yang terpercaya, yaitu mengusulkn dua strategi: (a) menjalin partnership dengan perusahan-perusahan software house. Dimana sebelumnya dalam pengerjaan Projek masih dilakukan dengan In house (menggunakan SDM yang ada dan terbatas); dan (b). Membuat team supervisi (Project Management dan Business Analyst) dengan menciptakan Divisi Baru yaitu Section PM (Project Management) dan Section BA (Business Analyst).
  4. Communicating the Vision (Mengkomunikasikan Visi Perubahan), Sosialisasi Visi perubahan PT XYZ menyampaikan dalam bentuk rapat seperti melakukan sosialisasi kepada seluruh jajaran divisi, dan memberikan informasi tentang perubahan kepada seluruh team melalui Email HRD. Hal ini dilakukan untuk membangun komunikasi yang lebih baik antara pimpinan projek dengan karyawan.
  5. Removing Obstacles (Menghapus Rintangan), Startegi PT XYZ untuk mengurangi atau menghapus beberapa hal yang dapat mengganggu proses business perusahaan antara lain: (a) Overload pekerjaan harus dibagikan kepada Partner software house untuk dikerjakan bersama-sama; dan (b) Membatasi pengerjaan yang dilakukan oleh in house team, dengan meminimalisir budget dan timeline waktu pengerjaan ditiap projek.
  6. Creating Short-Term Wins (Ciptakan Sasaran Jangka Pendek), Untuk membantu proses perubahan pada PT XYZ dalam jangka waktu dekat adalah melakukan peningkatan pengerjaan projek seperti: menepati timeline project atau menyelesaikan project tepat waktu, dan meningkatkan jumlah pengerjaan proyek. Hal ini bertujuan membentuk suatu kepercayaan pelanggan terhadapa perusahaan.
  7. Build on the Change (Membina perubahan yang telah diciptakan), PT XYZ menerapkan strategi perubahan yaitu melatih karyawan, dan memberikan reward kepada karyawan yang mengerjakan projek tepat waktu.
  8. Anchor the Changes in Corporate Culture (Kukuhkan Perubahan ke dalam Budaya), PT XYZ menerapkan strategi perubahan yaitu membiasakan membuat timeline dengan baik pada sebuah project management. Kemudian melakukan komunikasi yang baik dan jelas untuk menjelaskan timeline sesuai dengan detail proje

 

Referensi:

Kotter, J. P. 2012. How the Most Innovative Companies Capitalize on Today’s Rapid-Fire

Strategic Challenges-and Still Make their Numbers